Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 28 avril 2026

1. Introduction

Astren, édité par DCAF INFORMATIQUE (ci-après « nous », « notre », ou « nos »), s'engage à protéger la vie privée et à respecter la protection des données personnelles de ses utilisateurs (ci-après « vous » ou « votre ») conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons les données personnelles que vous nous fournissez en utilisant nos solutions d'intelligence artificielle.

Délégué à la Protection des Données (DPO)

Conformément à l'article 37 du RGPD, la désignation d'un Délégué à la Protection des Données n'est obligatoire que pour les organismes publics, les structures dont l'activité principale consiste en un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes, ou celles traitant à grande échelle des données sensibles.

DCAF INFORMATIQUE n'entre dans aucune de ces catégories et n'a donc pas désigné de DPO. Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez néanmoins nous contacter directement à l'adresse contact@astren.fr.

2. Quelles données personnelles nous collectons

Nous pouvons collecter et traiter les données personnelles suivantes :

• Informations d'identification et de contact : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, société
• Données d'utilisation : logs de connexion, historique des interactions avec nos agents IA.
• Données de connexion (obligation légale) : adresse IP, date, heure et durée de connexion, conservées conformément à la LCEN (article 6-II) et au décret n° 2021-1363.
• Enregistrements audios : traités à la volée, aucune conservation au-delà du temps strictement nécessaire au traitement (1 heure maximum en cas d'erreur).
• Transcriptions générées : supprimées après envoi au client final.
• Données de facturation : informations nécessaires à la facturation et à la comptabilité (conservées 10 ans)
• Conversations avec les agents IA : stockées localement dans votre navigateur (localStorage)

3. Comment nous utilisons vos données

Vos données personnelles sont utilisées pour :

• L'identification et l'authentification sur notre plateforme SaaS.
• La fourniture des services d'intelligence artificielle (transcription, génération de contenu, agents conversationnels).
• Communiquer avec vous, répondre à vos demandes et vous fournir un support technique.
• Vous informer sur les mises à jour du service, les nouvelles fonctionnalités ou les offres promotionnelles (avec votre consentement).
• Assurer la sécurité du service et prévenir les fraudes.
• Respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.

4. Base légale du traitement

Nous traitons vos données personnelles sur la base de plusieurs fondements juridiques, notamment :

• L'exécution d'un contrat (article 6.1.b du RGPD) pour la fourniture de nos services.
• Votre consentement (article 6.1.a) pour les traitements qui le requièrent (newsletter, cookies non essentiels).
• Nos intérêts légitimes (article 6.1.f) pour la sécurité du service, la prévention de la fraude et l'amélioration de nos prestations.
• Le respect d'obligations légales (article 6.1.c) pour la comptabilité et la fiscalité.

5. Durée de conservation

• Enregistrements audio : 1 heure maximum en cas d'erreur, sinon détruits immédiatement après traitement.
• Transcriptions générées : supprimées après envoi au client final.
• Conversations avec les agents IA : stockées localement dans le navigateur du client (sous son contrôle).
• Logs de connexion et de navigation : 12 mois (obligation légale LCEN), conservées en base de données sans accès utilisateur direct.
• Données clients : durée de l'abonnement, puis 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle.
• Données prospects : 3 ans à compter du dernier contact.
• Données comptables et de facturation : 10 ans (obligation légale - article L123-22 du Code de commerce).

6. Partage et divulgation des données

Nous ne partageons vos données personnelles avec des tiers que dans les cas suivants :

Prestataires techniques (sous-traitants au sens du RGPD) :

• Hostinger (datacenter situé en France, certifié ISO/IEC 27001:2022) : hébergement web et VPS (serveur)
• Stripe : traitement sécurisé des paiements
• Modèles d'intelligence artificielle intégrés à nos services, accessibles via des API d'entreprise hébergées en France et en Europe. Astren souscrit auprès de chacun de ses fournisseurs des abonnements professionnels (API Enterprise) garantissant que le traitement de vos données s'effectue exclusivement sur des infrastructures situées dans l'Union Européenne. Aucun transfert de vos données vers des pays tiers (notamment les États-Unis) n'est réalisé. Aucun de ces prestataires ne réutilise vos données pour entraîner ses modèles. La liste à jour des modèles utilisés est disponible sur simple demande à contact@astren.fr.

Conformité légale : nous pouvons être amenés à transmettre vos données pour répondre à des demandes légitimes des autorités administratives ou judiciaires.

Nous ne vendons jamais vos données à des tiers.

7. Sécurité de vos données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre l'accès non autorisé, la modification, la divulgation ou la destruction :

• Chiffrement des communications via SSL/TLS et chiffrement des bases de données en AES-256
• Sauvegardes régulières chiffrées, conservées en France.
• Authentification renforcée et journalisation des accès.
• Accès limité au personnel habilité, selon le principe du moindre privilège.
• Mises à jour de sécurité appliquées régulièrement sur l'ensemble de notre infrastructure

8. Intelligence artificielle et décisions automatisées

Conformément à l'article 22 du RGPD, vous disposez de droits spécifiques concernant les traitements automatisés réalisés par nos agents d'intelligence artificielle.
Astren développe et fait évoluer en permanence un catalogue d'agents IA spécialisés. Selon l'agent utilisé, le traitement peut s'appuyer sur :

• Des modèles d'IA tiers accessibles via API d'entreprise hébergées en France et en Europe (voir section 6)
• Des modèles open-source hébergés directement sur nos propres serveurs en France
• Des traitements logiques internes ne faisant pas appel à des modèles d'IA générative. Nos agents peuvent réaliser divers traitements automatisés, incluant notamment : suggestions, analyses, transcriptions, classifications, synthèses, génération de contenu et toute autre tâche définie par les fonctionnalités de l'agent souscrit. Certains agents s'appuient sur des bases de connaissances documentaires (technologie RAG) limitant les réponses aux documents fournis.
• La liste à jour de nos agents et des technologies utilisées est consultable sur astren.fr ou disponible sur demande à contact@astren.fr.

Vos droits :

• Être informé de la logique sous-jacente au traitement automatisé
• Contester une décision résultant d'un traitement automatisé
• Demander une intervention humaine · Exprimer votre point de vue

Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques significatifs ou vous affectant de manière similaire n'est prise sans intervention humaine préalable.

9. Cookies

Nous utilisons des cookies pour améliorer votre expérience :

• Cookies strictement nécessaires (exemptés de consentement) : gestion de session, sécurité.
• Cookies analytiques (soumis à consentement) : statistiques de fréquentation anonymisées.
• Cookies de personnalisation (soumis à consentement) : mémorisation de la langue et des préférences.

Vous pouvez gérer vos préférences via le bandeau cookies ou les paramètres de votre navigateur.

10. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi « Informatique et Libertés », vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données.
• Droit de rectification : corriger vos données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »).
• Droit à la limitation du traitement : geler temporairement l'utilisation de vos données.
• Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition : refuser certains traitements, notamment la prospection commerciale.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité des traitements antérieurs.
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@astren.fr.

Délai de réponse : 1 mois maximum. (Prolongeable de 2 mois en cas de demande complexe).

11. Protection des mineurs

Nos services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 15 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des mineurs de moins de 15 ans sans le consentement préalable du titulaire de l'autorité parentale. Si vous estimez que votre enfant nous a transmis des données personnelles sans autorisation, veuillez nous contacter à contact@astren.fr afin que nous puissions procéder à leur suppression.

12. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons être amenés à mettre à jour cette politique de confidentialité afin de refléter les évolutions de nos services, des technologies utilisées ou de la réglementation. Nous vous informerons de tout changement significatif par e-mail ou via une notification visible sur le site, et solliciterons à nouveau votre consentement lorsque cela sera nécessaire.

14. Contact

Pour toute question ou préoccupation relative à cette politique de confidentialité ou à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :